Wolken aus Lebkuchen- und Glühweinduft, glitzernde Lichter und leuchtende Kinderaugen: In der Weihnachtszeit gehört ein Bummel über den Weihnachtsmarkt einfach dazu. Während für die Besucher das winterliche Erlebnis und das Vergnügen im Vordergrund stehen, haben die Betreiber hinter den Kulissen meist alle Hände voll zu tun.
Trotzdem ist der Weihnachtsmarkt im eigenen Ort für viele das Highlight des Jahres. Für alle, die überlegen, nächstes Jahr einen eigenen Weihnachtsmarkt zu organisieren, geben wir hier einige Tipps:
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KONZEPT ERSTELLEN
Zuerst einmal braucht man ein gutes Konzept.
Darin sollte man nicht nur schriftlich festhalten, wo, wann und wie lange der Weihnachtsmarkt stattfinden soll; auch, ob der ganze Markt zum Beispiel unter einem bestimmten Motto steht oder in einem speziellen Stil gehalten sein soll (z.B. Mittelalter-Weihnachtsmarkt/ Elfenmarkt/ Steampunk usw.).
Auch die Größe, also wie viele Stände es geben und wie weit sich das Areal erstrecken soll, muss geklärt werden.
Oft gibt der angedachte Ort die Größe für die Veranstaltung schon vor, da zum Beispiel ein Marktplatz oder Rathausplatz eine natürliche Begrenzung hat.
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Als Nächstes braucht es einen groben Plan für die Zusammensetzung der Verkaufsbuden: Eine gute Mischung aus Essen und Trinken, traditionellem Handwerk, regionalen Spezialitäten, Spielzeug und anderen Dingen, die sich als Geschenke eignen, wirkt attraktiv und zieht Besucher an.
Davon profitieren auch die Verkäufer.
Neben dem Kulinarischen und dem Warenangebot sollte man auch über ein Unterhaltungsprogramm nachdenken: Chorauftritte, Karussells und Live-Musik runden das Erlebnis für die Besucher ab.
Was im Konzept nicht fehlen darf und von Anfang an mitbedacht werden sollte: Sicherheit und Fluchtwege.
Spätestens seit dem Anschlag auf einen Weihnachtsmarkt in Berlin im Jahr 2016, bei dem 13 Menschen auf tragische Weise ihr Leben verloren, gehört auch ein durchdachtes Sicherheitskonzept zu den Punkten, die schon weit vor dem eigentlichen Ereignis geklärt sein sollten.
Obwohl heutzutage die Beleuchtung meist mit LEDs realisiert wird und nur noch wenig offenes Feuer zum Einsatz kommt, muss die Zufahrt für die Feuerwehr und Rettungskräfte jederzeit frei bleiben.
Auch muss es ausreichend viele und breite Fluchtwege geben (mindestens zu zwei Seiten des Veranstaltungsorts!), durch die die Besucher im Notfall schnell und ungehindert den Markt verlassen können.
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Außerdem ist es notwendig, sich schon am Beginn der Planung über das Budget und die (Re-)Finanzierung des Weihnachtsmarkts Gedanken zu machen: Gibt es eine Gebühr für die teilnehmenden Verkäufer und Aussteller?
Wenn ja, wie hoch muss diese sein? Auch Kosten wie Strom, Wasser, Gebühren für die Anmeldung der Veranstaltung und die Erfüllung behördlicher Auflagen muss man mit einkalkulieren.
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Letztlich darf man auch die Planung der Infrastruktur und der technischen Ausstattung nicht vergessen.
Oft geht diese Konzeption schon Hand in Hand mit ersten Ideen zur Dekoration:
Soll zum Beispiel ein großer Weihnachtsbaum in der Mitte des Marktes stehen?
Soll dieser mit Lichterketten beleuchtet werden? Wie viel Strom brauchen die einzelnen Stände und Buden?
An welcher Stelle muss es einen Starkstromanschluss geben, wie werden die Stromkreise abgesichert?
Auch die Abfallentsorgung sollte bedacht werden, denn gerade auf Weihnachtsmärkten fallen viele unterschiedliche Abfälle an.
Zu guter Letzt muss auch der notwendige Personaleinsatz kalkuliert werden – denn kein Mensch schafft es alleine, einen ansprechenden Weihnachtsmarkt zu realisieren. Doch nur Mut: Sicher finden sich einige engagierte Leute, die Spaß daran haben, die Idee umzusetzen!
GENEHMIGUNG EINHOLEN
Für öffentliche Veranstaltungen wie Weihnachtsmärkte gelten besondere Auflagen und Vorschriften. Nachdem man ein tragfähiges Konzept erstellt hat, ist es daher wichtig, bei der zuständigen Verwaltung (also der örtlichen Gemeinde- oder Stadtverwaltung) die notwendigen Genehmigungen einzuholen. Die Anforderungen unterscheiden sich in Deutschland je nach Bundesland und sind teilweise regional begrenzt.
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Daher macht es Sinn, sich schon möglichst früh mit der zuständigen Behörde in Verbindung zu setzen und gemeinsam mit der Verwaltung anhand des Konzepts zu klären, welche Auflagen zu erfüllen sind und welche Genehmigungen eingeholt werden müssen, um die Veranstaltung wie geplant durchführen zu können.
VERKAUFSSTÄNDE UND BUDENBETREIBER ANWERBEN
Konzept steht, Kontakt zu den Behörden ist hergestellt? Dann ist es an der Zeit, den Plan in die Tat umzusetzen und verschiedene Verkaufsstände beziehungsweise Budenbetreiber anzuwerben. Vielleicht gibt es vor Ort ansässige Kunsthandwerker, die gerne teilnehmen würden?
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Solche „Lokalhelden“ kommen beim Publikum oft gut an. Auch lokale Vereine und Geschäftsleute beteiligen sich oft mit guten Ideen und hohem Engagement am örtlichen Weihnachtsmarkt. Mit Werbung im Internet und in regionalen Zeitungen kann man auch fahrende Händler aus anderen Regionen anlocken, die den Markt bereichern.
WERBUNG BETREIBEN
Ein Weihnachtsmarkt ist nur dann erfolgreich, wenn auch genug Besucher kommen und dort einkaufen. Daher ist es wichtig, schon frühzeitig mit der Werbung anzufangen: Spätestens im Oktober sollte man in den sozialen Netzwerken online die Veranstaltung bewerben und Interessenten einladen.
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Plakate, Flyer und Anzeigen in regionalen Printmedien sollten ab November über den Zeitraum von ca. zwei Wochen veröffentlicht werden. Auch die Mund-zu-Mund-Propaganda darf man nicht unterschätzen: Sich mit anderen Marktbetreibern und Veranstaltern zu vernetzen, ist daher eine hervorragende Idee.
BUDEN UND TECHNISCHE INFRASTRUKTUR AUFBAUEN
Es ist so weit: Der Aufbau kann beginnen. Für einen reibungslosen Betrieb des Weihnachtsmarktes ist es besonders wichtig, eine solide technische Infrastruktur aufzubauen. Dies umfasst die Installation von Stromversorgungssystemen, die Bereitstellung von ausreichend vielen (wetterfesten!) Steckdosen und Verteilern für die Stände, Bühnen und andere Bereiche, die elektrische Geräte benötigen. Ein erfahrenes Team von Technikern kümmert sich um die Verkabelung und den Anschluss der verschiedenen Geräte und sorgt dafür, dass alles sicher und effizient funktioniert.
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Zudem sollten Möglichkeiten zur Vermeidung von Kabelsalat und zur Verlegung der Kabel so gestaltet werden, dass sie für Besucher sicher begehbar sind. Hierfür bieten sich rutschfeste Kabelbrücken aus schwerem Gummi an. Durchdachte technische Lösungen sorgen dafür, dass Beleuchtung, Beschallung und andere elektronische Systeme reibungslos arbeiten, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.
DEKORATION UND AMBIENTE
Die Dekoration spielt eine zentrale Rolle für die festliche und einladende Atmosphäre auf dem Weihnachtsmarkt. Damit Besucher sich beim Betreten des Marktes wie von einer märchenhaften Winterlandschaft umgeben fühlen, kann man bei der Dekoration tief in die Trickkiste greifen. Große Tannenbäume, mit Lichterketten geschmückt, schaffen eine winterliche und festliche Stimmung. Eine Vielzahl von Weihnachtsdekorationen wie grüne Girlanden, Weihnachtssterne, Christbaumkugeln und weihnachtliche Figuren tragen zur festlichen Atmosphäre bei.
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Die Stände können mit geschmückten Verkaufstheken und liebevoll gestalteten Dekorationen aufwarten, um die Besucher in weihnachtliche Stimmung zu versetzen. Zusätzlich können gemütliche Sitzbereiche mit Holzbänken und Tischen eingerichtet werden, an denen die Besucher eine Pause einlegen und die Atmosphäre genießen können. Durch eine geschmackvolle und liebevoll gestaltete Dekoration wird das Ambiente des Weihnachtsmarktes unterstrichen und schafft ein unvergessliches Erlebnis für die Besucher.
Ja, so einen Weihnachtsmarkt zu realisieren, ist Arbeit. Aber es lohnt sich auch: Beim Blick in hell leuchtende Kinderaugen voller Weihnachtszauber und auf alte Freunde, die sich zum Glühwein treffen, ist der Vorbereitungsstress doch fast schon wieder vergessen – oder? Wir wünschen viel Spaß auf allen Weihnachtsmärkten!
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